1. اكتشاف البيانات الظلية والبيانات الأصلية عبر السحابات
حوالي 40٪ إلى 90٪ من بيانات المؤسسة هي "بيانات الظل"، والتي تشمل بيانات ROT. Securiti يساعد المؤسسات على حصر كل من البيئات الأصلية والبيئات الظلية، مما يوفر رؤية شاملة لمشهد بياناتها، بما في ذلك مكان تخزين المعلومات الحساسة والخاضعة للتنظيم.
بفضل وظيفة "اكتشاف الأصول"، Securiti يقوم النظام بمسح هذه البيئات باستمرار للكشف عن الأصول "الخفية" ومخازن البيانات السحابية الأصلية. ويضمن رسم خريطة لكل مستودع بيانات، من الحاويات إلى مشاركات الملفات، عدم إغفال أي مجموعة بيانات خفية أو غير مُدارة. ومن خلال توفير معلومات استخباراتية معمقة حول عملية الاكتشاف، Securiti يُقدّم هذا النظام نظرة شاملة على مستودعات البيانات المعروفة وغير المعروفة على حد سواء. وتُعدّ هذه الرؤية الشاملة ضرورية لتحديد ومعالجة بيانات ROT.
2. مركزية جرد البيانات عبر بيئات السحابة المتعددة الهجينة والبرمجيات كخدمة (SaaS)
تعتمد المؤسسات الحديثة بشكل متزايد على نظام بيئي معقد من مصادر البيانات، مما يجعل من الصعب تتبع مكان وجود البيانات، ويحد من الرؤية حول كيفية استخدامها. Securiti يعالج هذا الأمر من خلال فهرسة مركزية لجميع أنظمة البيانات المهيكلة وغير المهيكلة عبر بيئات هجينة ومتعددة السحابات و SaaS.
Securiti تقوم وظيفة "s" بتحديد بيانات ROT لحذفها أو تحديثات الاحتفاظ بها بمجرد تحقيق الغرض منها بواسطة data mapping يربط هذا النظام كل أصل وعملية بالمتطلبات التنظيمية الصحيحة، مما يضمن فهم المؤسسات لمجموعات البيانات التي تندرج تحت أحكام محددة من القوانين والأطر مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CPRA)، ومعيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI)، ومعيار SOC 2 ، ومعيار ISO 27001، وقانون ساربينز-أوكسلي (SOX). يُبسط هذا المنظور الموحد عملية الحوكمة ويربط كل مجموعة بيانات بالمتطلبات التنظيمية الصحيحة.
3. تحديد البيانات القديمة بناءً على معايير العمر والنشاط
تبقى كميات هائلة من البيانات دون تغيير بمرور الوقت، ولا تقدم أي قيمة تشغيلية. Securiti تُحدد تقنية ذكاء البيانات السياقية الملفات ومجموعات البيانات التي تم إنشاؤها قبل تاريخ معين أو التي ظلت دون تعديل لفترة محددة. ويؤدي هذا النهج إلى التخلص من البيانات القديمة، مما يقلل من التكاليف التشغيلية للمؤسسة.
من خلال تطبيق سياسات قائمة على الوقت وأخرى قائمة على النشاط، Securiti يحدد الأصول القديمة أو المتقادمة، مما يُمكّن المؤسسات من التخلص منها بثقة، الأمر الذي يقلل من احتمالية حدوث اختراقات مع وجود عدد أقل من الأصول الخاملة في البيئة، مما يؤدي إلى بصمة بيانات أكثر أمانًا.
4. اكتشاف البيانات الزائدة عن طريق تحديد المحتوى المكرر
ينشأ جزء كبير من بيانات ROT داخل المؤسسة من النسخ المتكررة. مع مرور الوقت، يقوم الموظفون بإنشاء نسخ متعددة من المستند نفسه أو تخزينها في مستودعات متعددة، مما يؤدي إلى تكرار البيانات الذي يزيد من تكاليف التخزين ويعقد إدارة البيانات.
Securiti يعالج هذا الأمر من خلال تحليل التجميع المتقدم، الذي يكتشف بسرعة النسخ المتطابقة والنسخ شبه المتطابقة عبر بيئات متنوعة ويقلل من حجم البيانات الزائدة.
5. تصنيف البيانات الحساسة لتحديد انتهاكات الاحتفاظ بالبيانات
بمجرد تصنيف البيانات على أنها زائدة عن الحاجة أو قديمة، تتمثل الخطوة الحاسمة التالية في تحديد الملفات التي تحتوي على محتوى حساس أو خاضع للوائح والتي تتطلب اهتمامًا عاجلًا. ومن منظور الامتثال، يجب على المؤسسات ضمان توافق سياسات الاحتفاظ بالبيانات مع اللوائح التنظيمية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CPRA).
يلعب التصنيف دورًا محوريًا هنا: من خلال مسح وتصنيف طبيعة محتوى كل ملف، Securiti يكشف ما إذا كان الأمر يتعلق بمعلومات حساسة وسرية خاصة بالشركة، أو معرفات مالية، أو بيانات شخصية منظمة تخضع لأطر عمل مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو قانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CPRA) أو معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS).
Securiti تستفيد هذه التقنية من مصنفات متطورة مدعومة بالذكاء الاصطناعي للكشف السريع عن عناصر البيانات الحساسة عبر بيئات البيانات المعقدة والمتداخلة. ومن خلال تحديد ملفات ROT التي تحتوي على معلومات خاضعة للتنظيم بدقة، والتأكد من أنها تشكل خطرًا حقيقيًا على الامتثال واللوائح التنظيمية، Securiti يُمكّن المؤسسات من مواءمة جهود المعالجة مع إرشادات الاحتفاظ الصارمة.
من خلال تحديد السياسات المشروطة مركزياً، تستطيع المؤسسات تحديد معايير واضحة لتحديد بيانات ROT، على سبيل المثال، وضع علامة على الملفات التي تحتوي على مستندات مالية حساسة مخزنة بعد انتهاء فترات الاحتفاظ بها. بمجرد اكتشاف هذه الملفات، Securiti يتولى نظام المعالجة الآلي زمام الأمور، ويقدم عدة إجراءات:
- تنبيه مالكي الملفات: يقوم الحل بتحديد مالك الملف وإرسال تنبيه - إما من خلال Slack أو ServiceNow أو Jira أو أداة تعاون أخرى مفضلة - حتى يتمكنوا من مراجعة البيانات التي تم وضع علامة عليها.
- عزل الملفات عالية الخطورة: يمكن للمسؤولين نقل الملفات المشبوهة مؤقتًا إلى الحجر الصحي لتقليل المخاطر ومنع الوصول غير المصرح به أثناء انتظار قرار المالك.
خلال العملية بأكملها، تُمكّن التقارير المفصلة والنتائج القابلة للتصدير أصحاب المصلحة من التحقق من جهود المعالجة، ودعم مراجعات الامتثال، والحفاظ على سجلات حوكمة شاملة. يضمن هذا الإطار القائم على السياسات اتساقًا وتوقيتًا مناسبًا وتوافقًا تامًا. ROT data minimization مع الالتزام بالمتطلبات التنظيمية مع تقديم رؤى دقيقة حول المشهد المتطور للبيانات.
أفضل الممارسات والنصائح من مشاريع حقيقية لتقليل البيانات
غالباً ما تتواصل الشركات ROT Data minimization مع اختلاف الأولويات والقيود. Securiti يضمن نهجها التدريجي تغطية شاملة، ومع ذلك تقوم بعض المؤسسات بتخصيصه للتركيز على تأمين أصول البيانات الأكثر أهمية أولاً، وفقًا لأولويات المخاطر المحددة ومتطلبات الامتثال.
فيما يلي رؤى عملية مستمدة من الواقع ROT Data minimization مشاريع توضح كيف يمكن للمنظمات تكييف هذه الخطوات مع احتياجاتها الفورية:
1. تركيز جهود الحد من المخاطر على متطلبات الامتثال العاجلة
في بعض الحالات، قد يكون لدى المؤسسة أولوية واضحة، على سبيل المثال، الالتزام بإرشادات الاحتفاظ ببيانات PCI ضمن نظام معالجة بطاقات ائتمان معروف. وبما أن هذا النظام مُحدد بالفعل، يمكن للمؤسسة البدء فورًا في تحديد بيانات ROT ومعالجتها (الخطوات من 3 إلى 6) دون الحاجة إلى اكتشاف البيانات غير الظاهرة أولًا (الخطوة 1) أو إنشاء جرد شامل (الخطوة 2) .
من خلال معالجة التزامات الامتثال الأكثر إلحاحاً أولاً، تستطيع الفرق التخفيف من المخاطر بسرعة وتلبية المتطلبات التنظيمية. وبمجرد تلبية هذه الحاجة العاجلة، يمكنهم توسيع نطاق جهودهم لتقليل البيانات لتشمل أنظمة وبيئات أخرى حسب الحاجة.
قد يكون المسح الشامل للبيانات الحساسة ( الخطوة 5 ) مكلفًا من حيث الموارد والوقت. ولتحقيق أقصى استفادة من هذه الجهود، تقصر العديد من المؤسسات عمليات المسح على الأنظمة الأكثر أهمية أو الخاضعة لرقابة مشددة أولًا، مما يسمح لها بالحصول على معلومات حيوية حول كيفية معالجة المشكلات دون تكبد التكلفة الكاملة لمسح جميع الأنظمة.
علاوة على ذلك، يمكن حذف البيانات القديمة التي لا تحتوي على محتوى حساس بثقة، مما يوفر مساحة ويقلل من مخاطر الأمن والامتثال.
من خلال تخصيص كل مرحلة - سواء بتخطي الخطوات غير الأساسية في البداية أو التركيز على مخازن البيانات ذات التأثير العالي - يمكن للمؤسسات معالجة متطلبات الامتثال الملحة دون تأخير الهدف الأوسع والأطول مدى على مستوى المؤسسة بأكملها. ROT data minimization بمرور الوقت، تُعزز هذه المكاسب التدريجية الزخم وتُمكّن من التوصل إلى حل أكثر شمولاً يتماشى مع أولويات العمل المتطورة والمتطلبات التنظيمية.
مع Securiti تضمن المؤسسات بيئة بيانات مبسطة ومتوافقة وآمنة. هذا النهج الاستباقي لـ ROT data minimization لا يقتصر الأمر على توفير التكاليف وتقليل المخاطر فحسب، بل يُحسّن أيضًا data quality ، مما يُتيح تحليلات أكثر موثوقية، ورؤى مستمدة من الذكاء الاصطناعي، وقرارات استراتيجية. باختصار، Securiti يحول بيانات ROT من عبء مستمر إلى عنصر قابل للإدارة في إدارة البيانات الحديثة.
